PowerPoint 97.Лекция 1.Сохранение и закрытие презентаций

Сохранение и закрытие презентаций

Сохранение презентации


Презентацию (новую или сохранявшуюся ранее) можно сохранить в ходе работы над ней. Также можно сохранить копию презентации под другим именем или в другом месте. Любую презентацию можно сохранить в формате HTML, позволяющем просматривать и использовать ее в сети Интернет. Наконец, презентацию можно сохранить с расчетом ее открытия в режиме показа слайдов.


Презентацию можно сохранить на FTP-сервере сети Интернет, если вы подключены к Интернет через поставщика услуг; можно сохранить презентацию в корпоративной сети вашей организации, если у вас есть права сохранения на FTP-сервере.


PowerPoint автоматически сохраняет презентации с целью их дальнейшего восстановления в случае зависания приложения или сбоя питания. Внесенные изменения сохраняются в файле восстановления с интервалом, заданным для функции автовосстановления. Поскольку этот файл автоматически удаляется при сохранении или закрытии презентации, средство автовосстановления не может служить заменой регулярному сохранению презентаций.


Защита от потери данных и восстановление презентаций


Для защиты данных можно использовать функцию автовосстановления, периодически сохраняющую временную копию презентации, над которой вы работаете. Для восстановления данных после сбоя питания или другого подобного отказа следует заранее установить флажок автосохранение каждые [ ] мин. на вкладке Сохранить диалогового окна Параметры (меню Сервис). По умолчанию функция автовосстановления сохраняет презентацию каждые 10 минут, однако этот интервал можно изменить. Например, если установить его равным 5 минутам, будет сохраняться больше данных, чем при 10-минутном интервале.

Если функция автовосстановления включена, то когда PowerPoint зависнет при открытых презентациях и потребуется перезагрузить компьютер, файлы восстановления автоматически откроются при повторном запуске PowerPoint. Их содержимое будет соответствовать моменту последнего сохранения, выполненного средством автовосстановления. Поскольку при сохранении или закрытии презентации файл восстановления удаляется, средство автовосстановления не может служить заменой регулярному сохранению презентаций.

Изменение интервала сохранения для автовосстановления
Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Сохранить.
Установите флажок автосохранение каждые [ ] мин
В поле мин. введите интервал сохранения презентаций.
Закончив работу над презентацией, нажмите кнопку Сохранить.
[Вы должны быть зарегистрированы и подключены, чтобы видеть это изображение]
Замечание: Если установлен флажок автосохранение каждые [ ] мин, вносимые в презентацию изменения сохраняются в файле восстановления до закрытия или сохранения презентации, после чего файл восстановления удаляется. Если до сохранения или закрытия презентации происходит сбой питания или возникает необходимость перезагрузки компьютера, файл восстановления продолжает существовать. При повторном запуске PowerPoint открываются все восстановленные файлы, затем их можно тут же сохранить. Если вы решили не сохранять восстановленный файл, он будет удален.

Сохранение новой или существующей презентации

Нажмите кнопку Сохранить.

Замечание: При первом сохранении данной презентации вам предлагается присвоить ей имя.


Сохранение презентации с дальнейшем запуском в виде показа слайдов
Откройте презентацию, сохраняемую в виде показа слайдов.
Выберите в меню Файл команду Сохранить как.
В списке Тип файла выберите Демонстрация PowerPoint.
[Вы должны быть зарегистрированы и подключены, чтобы видеть это изображение]
Замечание: Файл, сохраняемый в виде показа слайдов, имеет расширение имени .pps. Открыв такой файл (в PowerPoint или на основном экране), вы автоматически запустите показ слайдов. Если показ запускается из основного экрана, по ее завершении PowerPoint закроется, и вы вернетесь в основной экран. Если показ слайдов запускается из PowerPoint, по его завершении презентация останется открытой и доступной для редактирования.


Сохранение презентации в формате HTML


В составе PowerPoint имеется помощник по Интернету, который на основе презентации создает документы HTML, готовые к публикации в службе Web. Помощник по Интернету дает советы по настройке презентации: например, как включить анимацию, как использовать кадры, как выбрать способ перехода к другим слайдам или документам, как изменить стили кнопок. Помощник по Интернету поддерживает интерактивные установки в PowerPoint, обеспечивающие переход к другим слайдам или документам.
Откройте презентацию, сохраняемую в формате HTML.
Выберите в меню Файл команду Сохранить в формате HTML и далее следуйте указаниям помощника по Интернету.


Сохранение презентации на сервере FTP


Для выполнения данной процедуры необходимо наличие корпоративной сети или доступ к серверу сети Интернет, поддерживающему сохранение файлов. Кроме того, вы должны обладать правами сохранения и включить сервер FTP в свой список серверов Интернета.
В меню Файл выберите команду Сохранить как.
В списке Папка щелкните Адреса Интернета (FTP).
В списке серверов FTP дважды щелкните нужный сервер, затем дважды щелкните место, где необходимо сохранить презентацию.
В поле Имя файла введите имя презентации.
Нажмите кнопку Сохранить.


Закрытие презентации

Выберите в меню Файл команду Закрыть.

Замечание: При первом сохранении данной презентации вам предлагается присвоить ей имя.


Обеспечение правильного отображения текста на другом компьютере


Если презентация, созданная на одном компьютере, используется на другом, где установлены другие шрифты, ее внешний вид может измениться. Для устранения этой неполадки сохраните шрифты в презентации ѕ внедрите их.
Выберите в меню Файл команду Сохранить как.
[Вы должны быть зарегистрированы и подключены, чтобы видеть это изображение]
Установите флажок Внедрить шрифты TrueType.


Сохранение слайда в виде рисунка для других приложений


Слайд можно сохранить в формате метафайла, затем вставлять его в другие приложения в виде рисунка.
Выделите слайд, сохраняемый в виде рисунка.
Выберите в меню Файл команду Сохранить как.
В списке Тип файлов щелкните Метафайлы Windows.


Устранение неполадок, связанных с сохранением презентации


Как сохранить только текст презентации

Текст презентации можно сохранить в виде структуры в формате RTF, открываемой во многих приложениях. Однако при этом утрачивается графика презентации PowerPoint 97.

При попытке сохранения изменений выдается сообщение о том, что презентация доступна только для чтения

В презентацию, доступную только для чтения, нельзя вносить изменения. Для сохранения изменений сохраните презентацию под новым именем с помощью команды Сохранить как из меню Файл. Можно сохранить под тем же именем, но в другой папке.

Презентация утрачена в результате сбоя, и хотя предварительно было включено автовосстановление, презентацию не удается ни сохранить, ни открыть
Нажмите кнопку Открыть.
В списке папок найдите и дважды щелкните папку Temp, которая обычно находится в папке Windows.
В списке Тип файлов щелкните Все файлы.

Каждая восстановленная презентация носит имя "Автовосставновление имя файла" и имеет расширение .ppt.
Откройте восстановленную презентацию.
Нажмите кнопку Сохранить.
В поле Имя файла введите имя существующей презентации.
При появлении сообщения с предложением заменить существующую презентацию нажмите кнопку Да.

Все восстановленные презентации, которые не были сохранены, удаляются при выходе из PowerPoint